Arrangørklubbens ansvar
- Overholdelse af tidsskema. Særligt hensyn kan blive nødvendigt i forhold til deltagerne fra Bornholm. Bliver bornholmernes transporttid for lang kan starttiderne flyttes 1-2 timer (frem eller tilbage). Sker dette skal løbskoordinatoren involveres og klubberne skal have besked via mail og facebook.
- Indhentning af løbstilladelse fra evt skovfoged eller politi.
- Valg, opmåling og markering af ruten. De vejledende distancer i indbydelsen bør ikke afvige mere end +/- 500m. Den optimale rute er kuperet og på blødt underlag som muliggør brug af pigsko. En publikumsvenlig rute på omgange af 1-2 km anbefales men ikke et krav.
- Praktisk afvikling af løbet, herunder rute og postemarkering og mandskab til tidtagning. Tidtagningen foregår med brug af strimmelure og en registrering af rækkefølgen af løbernes målgang af minimum 2 personer.
- Oprydning under og efter løbet.
- Informationer om runderne bør være klar senest 14 dage før runden afholdes.
- Informationerne bør uploades i kort form på Facebook Vinterturneringen ungdom øst 2018 – 2019 med et link til mere udførlige informationer på den afholdende klubs hjemmeside (se mere nedenfor).
- Eventuel kioskaktivitet påhviler arrangørklubben. Alle indtægter ved salg tilgår ubetinget arrangørklubben.
Støtteforeningens ansvar
- Administration, website, regler mv.
- Registrering af tilmeldinger.
- Indkøb og udlevering af startnumre.
- Tidtagning og video på løbsdagen.
- Indtastning af resultater, varetagelse af pointdeling og online publicering af resultater.
- Indkøb og overrækning af pokaler og medaljer.
- Regnskab (inddrivelse af startgebyr, betaling af arrangør, mv).
Arrangørklubbens informationsmateriale bør indeholde
Ruten
- Rutens samlede længde per aldersklasse.
- Antal omgange på de enkelte ruter for de forskellige aldersklasser.
- Afvigelser fra omgange, f.eks. ved start og målgang.
- Svære punkter på banen. Information om større stigninger eller fald.
- Meget gerne oversigtskort med retningsangivelser (evt. filmede ruter).
- Oplysning om underlag og om ruten er egnet til brug af pigsko og evt. indeholder asfaltpassager (angiv længde).
Parkering
- Beliggenhed og afstand til startområde.
- Evt. parkeringsforbud i området.
Omklædning
- Beliggenhed og afstand til startområde.
- Mulighed for bad.
- Glemmekasse: Hvor / Hvornår.
Kiosk
- Oplysning om mulighed for køb af kaffe mm. Gerne info om evt. mobilepay osv.
4. runde – den afsluttende runde
- Arrangørklubben for den afsluttende runde skal finde egnet hal eller sal til præmieuddeling mm. Informationer om geografisk placering og tidspunkt for præmieuddelingen skal fremgå af informationsmaterialet.
- Arrangørklubben skal opstille præmiepodium. Der skal være lydanlæg med mikrofon til rådighed. Kan dette ikke fremskaffes, skal dette meddeles støtteforeningen så hurtigt som muligt.
Dækning af udgifter
Støtteforeningen betaler kr. 3.000 til arrangørklubben.