Arrangørklubbens ansvar

• Overholdelse af tidsskema. Særligt hensyn kan blive nødvendigt i forhold til deltagerne fra Bornholm. Bliver bornholmernes transporttid for lang kan starttiderne flyttes 1-2 timer (frem eller tilbage). Sker dette skal løbskoordinatoren involveres og klubberne skal have besked via mail og facebook.
• Indhentning af løbstilladelse fra evt skovfoged eller politi.
• Valg, opmåling og markering af ruten. De vejledende distancer i indbydelsen bør ikke afvige mere end +/- 500m. Den optimale rute er kuperet og på blødt underlag som muliggør brug af pigsko. En publikumsvenlig rute på omgange af 1-2 km anbefales men ikke et krav.
• Praktisk afvikling af løbet, herunder rute og postemarkering og mandskab til tidtagning. Tidtagningen foregår med brug af strimmelure og en registrering af rækkefølgen af løbernes målgang af minimum 2 personer.
• Oprydning under og efter løbet.
• Informationer om runderne bør være klar senest 14 dage før runden afholdes.
• Informationerne bør uploades i kort form på Facebook Vinterturneringen ungdom øst 2018 – 2019 med et link til mere udførlige informationer på den afholdende klubs hjemmeside (se mere nedenfor).
• Eventuel kioskaktivitet påhviler arrangørklubben. Alle indtægter ved salg tilgår ubetinget arrangørklubben.

Støtteforeningens ansvar

• Administration, website, regler mv.
• Registrering af tilmeldinger.
• Indkøb og udlevering af startnumre.
• Tidtagning og video på løbsdagen.
• Indtastning af resultater, varetagelse af pointdeling og online publicering af resultater.
• Indkøb og overrækning af pokaler og medaljer.
• Regnskab (inddrivelse af startgebyr, betaling af arrangør, mv).

Ruten

• Rutens samlede længde per aldersklasse.
• Antal omgange på de enkelte ruter for de forskellige aldersklasser.
• Afvigelser fra omgange, f.eks. ved start og målgang.
• Svære punkter på banen. Information om større stigninger eller fald.
• Meget gerne oversigtskort med retningsangivelser (evt. filmede ruter).
• Oplysning om underlag og om ruten er egnet til brug af pigsko og evt. indeholder asfaltpassager (angiv længde).

Parkering

• Beliggenhed og afstand til startområde.
• Evt. parkeringsforbud i området.

Omklædning

• Beliggenhed og afstand til startområde.
• Mulighed for bad.
• Glemmekasse: Hvor / Hvornår.

Kiosk

• Oplysning om mulighed for køb af kaffe mm. Gerne info om evt. mobilepay osv.

• Arrangørklubben for den afsluttende runde skal finde egnet hal eller sal til præmieuddeling mm. Informationer om geografisk placering og tidspunkt for præmieuddelingen skal fremgå af informationsmaterialet.
• Arrangørklubben skal opstille præmiepodium. Der skal være lydanlæg med mikrofon til rådighed. Kan dette ikke fremskaffes, skal dette meddeles støtteforeningen så hurtigt som muligt.